Flying Audit Brigade

“Interne audits kosten alleen maar tijd en leveren niets op!” Of toch..?

Interne audits zijn nodig om uw kwaliteits-, arbo- of milieumanagement systeem van tijd tot tijd systematisch door te lichten. Zoeken naar oneffenheden die er in de loop van de tijd zijn ingeslopen. Er zijn organisaties waarbij interne audits als een verplicht nummer wordt beschouwd (“het moet van de ISO”). Gevolg is dat alles volgens de procedure wordt uitgevoerd. Niet meer en niet minder. ‘Volgens de procedure’ betekent vaak dat medewerkers ruim van te voren worden gebrieft, dat ze worden ge-audit. Ze ruimen hun bureau netjes op en leren de procedure(s) voor de zekerheid nog even uit hun hoofd. In het ergste geval antidateren ze een aantal vers gebrouwen documenten.

Een voorspelbare aanpak, met een voorspelbaar resultaat als gevolg. De uitkomst is vooraf al bekend. Lekker comfortabel. Maar of het daarmee de organisatie echt verder helpt? In dat geval klopt het; kost alleen maar tijd, levert niets op.

Het kan ook anders

Stelt u zich het volgende voor. Een willekeurige dinsdagochtend. Woensdag zou ook kunnen. Uw medewerkers doen gewoon braaf hun werk. Op een nabij gelegen parkeerplaats, maken vier mensen zich gereed. Klokslag 9:00 uur melden ze zich bij uw receptie. Het kan ook half zeven ’s avonds zijn, bijvoorbeeld tijdens een shift-wissel.

Gedecideerd verspreiden ze zich geruisloos door uw organisatie. Kijken rond, praten met medewerkers en observeren hoe de bedrijfsvoe

ring verloopt. Gericht op het vinden van bewijzen dat uw managementsysteem goed functioneert. Een soort ‘verrassingsaanval’. Nou ja, aanval, we hebben het beste met u voor natuurlijk. Laten we het de onverwachte ‘stresstest’ voor uw managementsysteem noemen.

Het globale verloop

Natuurlijk hebben we goed nagedacht over onze aanpak. Vanzelfsprekend voldoet alles aan ‘regeltjes’ die er voor interne audits gelden. Want ook wij snappen dat er aan een dergelijke tactiek ook wat haken ogen zitten. Uw medewerkers hebben bijvoorbeeld gewoon hun dagelijkse werkzaamheden uit te voeren. Ze doen tenslotte echt werk. Met echte producten of diensten als resultaat. En deze zijn bedoeld voor echte klanten. Dus te veel verstoring is niet wenselijk. Daar zorgen we voor. We stellen ons bescheiden op.

Een groot deel van de tijd zal de auditor de werkzaamheden observeren. Zo nu en dan een vraag stellen aan een medewerker om inzicht te verkrijgen in het hoe en waarom van handelingen. De belasting voor uw medewerker is minimaal.

Zodra het team de gewenste informatie heeft verzameld, verlaten zij – na maximaal een dagdeel – weer uw bedrijfslocatie. Resultaatgericht. Zij combineren hun bevindingen en conclusies. Deze worden zoals bij een klassieke audit teruggekoppeld in de vorm van conformiteiten en non-conformiteiten in een auditrapport. Dat is waar het allemaal om begonnen is, bij audits. Inzicht krijgen in het werkelijke verloop van ooit zo mooi geformuleerde uitgangspunten. Urgente bevindingen worden uiteraard direct teruggekoppeld.

De voordelen

Een reëler beeld van het functioneren van uw managementsysteem.
Een kortere doorlooptijd, dus minder verstoring in uw organisatie.
En daardoor een gunstiger opbrengst / rendement prijs/kwaliteit – verhouding.

Afspraken vooraf

Natuurlijk maken we vooraf goede afspraken. Ons team gaat uiterst gericht te werk. In de beperkte tijd die beschikbaar is, willen we zoveel mogelijk relevante informatie verzamelen. Ruim van te voren worden afspraken gemaakt over de mogelijke onderwerpen en waar de benodigde auditbewijzen te vinden zouden moeten zijn. En natuurlijk kunnen we afspreken om bepaalde momenten te mijden. Of juist niet, we kunnen het zo spannend maken als u het wilt.

Voor wie bedoeld

De ISOLEASE FLYING AUDIT BRIGADE is bedoeld door organisaties die stevig in hun schoenen staan. Wat hun managementsysteem betreft. Die beschikken over een tot in de haarvaten ingevoerd systeem. Die de klappen van de zweep al kennen en nergens meer voor terugdeinzen. De ISOLEASE FLYING AUDIT BRIGADE is niet bedoeld voor organisaties die net starten met hun systeem. Met alle kinderziektes die daar bij horen.

Spannend

Natuurlijk zal deze spannende aanpak wennen zijn voor verschillende personen in uw organisatie. De uitkomst staat vooraf minder vast. Dat kan vervelend zijn als u hecht aan voorspelbaarheid. Ook voor de auditdeelnemers kan het wennen zijn. Niet meer vooraf alvast veilige dossiers selecteren, maar – op ieder moment – in staat moeten zijn om de juiste beslissingen te nemen binnen hun werkzaamheden. En deze kunnen uitleggen.

Nog vragen?

Heeft u nog vragen, of wilt u direct een kennismakingsgesprek? Neemt u dan vooral contact op met Corine van den Houten. E-mail houten@isolease.nl, of bel direct 010 – 26 20 220.

Durft u onze FLYING AUDIT BRIGADE aan?