audits
Audit essentials: Interne, externe en supplier beoordelingen
Audits zijn evaluatieprocessen uitgevoerd door interne of externe partijen om de naleving en effectiviteit van procedures en systemen te beoordelen. Interne audits, uitgevoerd door de organisatie zelf (of uitbesteed aan experts (tip!) ) richten zich op het verbeteren van interne bedrijfsprocessen. Externe audits, vaak uitgevoerd door onafhankelijke instanties, beoordelen de conformiteit met externe normen, zoals wettelijke vereisten of certificeringsstandaarden. Supplieraudits evalueren de processen en kwaliteit van leveranciers om te verzekeren dat deze voldoen aan de afgesproken standaarden en contracten. Alle typen audits zijn essentieel voor organisaties om efficiëntie, compliance en kwaliteit te waarborgen.
Verloop
U heeft er vast wel eens van gehoord. Van die gesprekken waar twee ‘men-in-black’, in een verduisterd spreekkamertje een collega eindelijk eens het vuur aan de schenen leggen. ‘Waarom heb je dit formulier niet ingevuld?’ Juist.
Goede audits verlopen anders. En wij doen dat uiteraard volgens de ISO 19011. Tijdens een audit werkt de auditor samen met de auditees. Het is dus geen onderzoek of medewerkers het systeem goed gebruiken. Auditees worden ingezet om uw auditoren te helpen, bijvoorbeeld door delen van het systeem te demonstreren. Een audit bestaat daarom niet alleen uit de klassieke auditinterviews. Maar ook het observeren van werkzaamheden, het bestuderen van dossiers (registraties) of het doen van mystery-calls kunnen deel uit maken van een audit. Alles wat geschikt is om te achterhalen of het systeem goed functioneert. Als het maar bij u past.
Rapport
Bevindingen worden vastgelegd in een auditrapport. Dit auditrapport is de basis van de hierop volgende verbeteringen die zullen worden doorgevoerd. Het resultaat hiervan is “continue verbetering”. Veel organisaties voeren eenmaal per jaar een interne audit uit. In de praktijk is het verstandiger om de frequentie af te leiden van het gebruik van het systeem. Hoe meer kilometers u maakt, hoe vaker u even moet controleren of alles nog okay is. U bepaalt zelf wat voor uw systeem het meest effectief is.
Waar begint u?
U formeert een auditteam, bestaande uit medewerkers die met een open vizier naar de organisatie durven en kunnen kijken. Niet gehinderd door bedrijfsblindheid of vooroordelen. Bovendien moeten ze beschikken over voldoende kennis en vaardigheden op het gebied van auditing. Voor het verkrijgen van die onontbeerlijke vaardigheden is overigens onze interne audit training een aanrader – al zeggen we het zelf.
Verschillende audits
Het is natuurlijk ook mogelijk om interne audits uit te besteden. We doen het graag voor u. Onder het mom van “vreemde ogen dwingen” kan het uitvoeren van een interne audit door een van de ervaren auditoren van ISOLEASE heel effectief blijken.
En als u echt dapper bent, dat schakelt u onze Flying Audit Brigade in.
interne audits
Interne audits zijn beoordelingen die binnen een organisatie worden uitgevoerd door eigen medewerkers of aangestelde auditors. Ze zijn gericht op het evalueren van de effectiviteit van interne processen, systemen en controles. Het doel van interne audits is om operationele efficiëntie te verbeteren, risico's te identificeren en te beheren, en te zorgen voor naleving van interne en externe normen. Deze audits zijn een essentieel onderdeel van het continu verbeteringsproces binnen een organisatie en helpen bij het waarborgen van de integriteit en betrouwbaarheid van bedrijfsprocessen.
externe audits
Externe of certificatieaudits worden uitgevoerd door onafhankelijke auditors van buiten de organisatie. Ze zijn cruciaal voor het verkrijgen of behouden van certificeringen volgens internationale of industriële normen, zoals ISO-standaarden. Deze audits beoordelen of een organisatie voldoet aan de specifieke vereisten van de norm en of de processen en systemen effectief zijn geïmplementeerd en onderhouden. Ze zijn essentieel voor het waarborgen van compliance, het verbeteren van de bedrijfsreputatie en het versterken van het vertrouwen bij klanten en stakeholders.
supplier audits
Supplier audits zijn evaluaties uitgevoerd door een organisatie bij hun leveranciers om de kwaliteit en naleving van processen en producten te beoordelen. Deze audits zijn belangrijk om te verzekeren dat leveranciers voldoen aan de afgesproken kwaliteitsstandaarden, regelgeving en contractuele verplichtingen. Ze helpen risico's in de toeleveringsketen te minimaliseren, de consistentie van productkwaliteit te waarborgen en potentiële supply chain-problemen proactief aan te pakken. Leveranciersaudits zijn een cruciaal onderdeel van het kwaliteitsmanagement en risicobeheer binnen een organisatie.
audit op afstand
Een audit op afstand (of: remote audit, in goed Nederlands) is niets meer dan dat: een audit die niet op locatie plaatsvindt maar van een afstand. We gebruiken de u inmiddels wel bekende nieuwerwetse communicatiemiddelen om de interviews af te nemen, documenten te beoordelen en ander bewijs te verzamelen. En dat allemaal langs de lijnen en op de manier die u (van ons) gewend bent, en tegen een van de normen die we beheersen.
Voor een audit op afstand gelden dezelfde richtlijnen als voor een reguliere audit, en ook de aanpak verschilt niet veel van wat u al kent.
quick scan
Het effectief implementeren en onderhouden van normen zoals ISO 9001, ISO 17025, of VCA kan uitdagend zijn. Onze quick scan biedt een snelle, duidelijke analyse van uw huidige situatie en wat er nodig is om certificatie of accreditatie te bereiken. Deze scan, meestal binnen één dag voltooid, identificeert sterke en zwakke punten en levert een overzichtelijk document met duidelijke actiepunten. Ideaal voor organisaties die inzicht willen in hun compliance of verbeteringen nodig hebben. En als u hulp nodig heeft bij het uitvoeren van deze actiepunten, staan wij klaar om u te ondersteunen.
nulmeting
Een nulmeting is een grondige evaluatie die als uitgangspunt dient voor het implementeren van normen zoals ISO 9001, ISO 27001 of een andere norm. Deze uitgebreide beoordeling gaat dieper dan een quick scan en biedt een gedetailleerd overzicht van uw huidige status ten opzichte van de normvereisten. Het helpt bij het bepalen van de stappen die nodig zijn voor certificatie of accreditatie. Tijdens een nulmeting analyseren we niet alleen uw processen en systemen, maar kijken we ook naar de praktische uitvoering. Dit resulteert in een uitvoerig rapport met gedetailleerde bevindingen en aanbevelingen, waarmee u een duidelijk actieplan kunt opstellen. Mocht u ondersteuning nodig hebben bij het implementeren van de aanbevelingen uit de nulmeting, dan roept u gewoon 'spring' en vragen wij 'hoe hoog?'.
audit training
Een goede interne audit vindt minimaal 1 maal per jaar plaats, wordt objectief uitgevoerd en zal leiden tot een continue verbetering van het kwaliteitssysteem. Van belang is dan wel dat de intern auditor over voldoende vaardigheden beschikt. ISOLEASE biedt in-house en op maat gesneden trainingen zodat de intern auditoren hun vaardigheden kunnen aanscherpen. Geheel toegespitst op uw bedrijfsgrootte en de opzet van uw kwaliteitssysteem. De training duurt een dag (of twee dagdelen). Detail: het is ook nog écht erg leuk. Heus.