Compliancemanagement is niet sexy. Hoe we ook ons best doen. Wel verrekte handig en nodig. En in dit geval ook nog eens aanleiding om te mogen boosten.
Introductie
Ook certificatie- en inspectie instellingen moeten een managementsysteem hebben. Dat vereisen de certificatie- en inspectienormen. Ook zij (of juist zij) moeten zich aan normen houden. Of zij zich conform de norm gedragen, wordt getoetst door de Raad voor Accreditatie.
Situatieschets
Een plotseling vertrek van de kwaliteitsmanager. En enkele audits door de RvA op zeer korte termijn gepland.
Vraagstuk
Kan ISOLEASE voor de duur van enkele maanden als interim kwaliteitsmanager zorgen dat de accreditaties zonder problemen behouden blijven en het kwaliteitsmanagement(systeem) een ‘boost’ krijgt?
Oplossing: Compliancemanagement en het alom bekende PDCA
De meest eenvoudige oplossing was natuurlijk om de agenda van een van onze adviseurs leeg te maken. Daarvoor moesten enkele projecten worden herverdeeld. Maar daarmee was het wel mogelijk om deze klant ruimschoots te bedienen.
Het voordeel van een opdracht bij een certificatie-instelling is natuurlijk dat we in hetzelfde vakgebied werkzaam zijn. Kennis over managementsystemen was dus al ruimschoots aanwezig. Een globale aanpak was al geschetst.
Vanuit eerdere audits waren al wat ‘aandachtspunten’ gedefinieerd. De belangrijkste hiervan was het aantoonbaar ‘in control’ zijn voor wat betreft het voldoen aan wet- en regelgeving. Het ontbrak aan solide compliance management. Zodoende hebben we daar een systeem voor ingericht.
Hier zijn compliance maatregelen uit voortgevloeid, klaar om te worden geïntegreerd in het managementsysteem. Maar in de loop van de tijd was de structuur van de managementdocumenten uit het oog verloren. Het bedrijfsvoeringshandboek en diverse regelingen zijn om die reden ook door ons aangepast. Een herkenbare plan-do-check-act opzet zorgt er nu voor dat deze documenten herkenbaarder en transparanter zijn. Eenvoudiger te onderhouden ook.
De interim periode eindigde met een succesvolle RvA-audit tegen ISO 17021, EN 45011/ISO 17065 en enkele certificatie-schema’s. En natuurlijk met de overdracht van de werkzaamheden aan de nieuwe kwaliteitsmanager, want die heeft inmiddels zijn intrede gedaan.
Deliverables
De oogst van drie maanden interimschap, onder andere:
- Een compliance overzicht, met ongeveer 1.700 eisen vanuit wet- en regelgeving, normen en richtlijnen;
- Transparantere handboeken;
- Nieuwe en aangepast regelingen voor Multi-site audits, geïntegreerde audits en audits op ploegendiensten;
- Een nieuw, op een risico’s gebaseerd auditprogamma.