Stoer. Groots. Hollands glorie. Wereldmarktleider. Dat is Heerema ten voeten uit. En daar kunnen wij heel goed mee overweg. Hoe goed? Dat leest u hier.
Situatieschets
Grote opdrachtgevers van Heerema eisten eigen – nog striktere – veiligheidsprotocollen. En strikter is voor velen synoniem voor uitgebreider. Het gevolg was dat het organisatiehandboek in de loop van een groot aantal jaren flink was uitgedijt. Een organische groei. Een bloemkool.
Het beheer van het systeem werd al maar lastiger. Denk alleen al aan interne audits tegen een veelheid aan soms overlappende schema’s. Meerdere keren collega’s lastig vallen met dezelfde vragen. Een groot gedeelte van de medewerkers was dit als een vanzelfsprekendheid gaan ervaren. Ook wel comfortabel, natuurlijk, om je altijd achter het zeer complete en uitgebreide handboek te kunnen verschuilen. Steunen op protocollen en procedures in plaats van op de competenties van medewerkers. Dit moest anders vonden zij.
Vraagstuk
Kan ISOLEASE helpen om ons organisatiehandboek – gebaseerd op ISO 9001, ISO 14001, OHSAS 18001 en de ISM Code – handzamer en eenvoudiger beheersbaar maken, zonder expertise te verliezen?
Oplossing
Ja, dat kunnen we. Het is wel een complexe klus. Met een aantal lastige punten. De te kiezen aanpak moest er dus niet alleen voor zorgen dat de omvang van de documentatie zou afnemen, maar ook dat een ieder met de nieuwe opzet uit de voeten zou kunnen.
Een beperktere hoeveelheid documentatie zou het beheer al aanzienlijk eenvoudiger maken, maar ook de ‘dubbele’ vragen moesten worden geëlimineerd.
Allereerst zijn alle processen opnieuw geordend. Vervolgens zijn alle bijbehorende procedures en werkinstructies beoordeeld. Inhoudelijk is gekeken welke onderdelen essentieel zijn voor het effectief laten verlopen van het beschreven proces. Alle procedures zijn vervolgens omgezet in beknopte stroomschema’s: procedures van soms wel 40 pagina’s werden teruggebracht tot één A4. Zonder verlies van essentiële informatie. Procedures zijn samengevoegd en procedures die eigenlijk meer werkinstructies waren, zijn ook als zodanig benoemd en omgezet in de (huidige) huisstijl.
Parallel aan ons project was een cultuurverandering gaande. Vanuit het topmanagement werd nadrukkelijker gestuurd op het leren vertrouwen op de competenties van medewerkers. Een cultuur waarin medewerkers meer hun eigen verantwoordelijkheid nemen. Het vernieuwde handboek faciliteert een dergelijke cultuur: de managementprocedures zijn op een hoger abstractieniveau ingestoken.
De verschillende, gehanteerde normen zijn tot op de laatste bijzin uitgeplozen. En vergeleken met elkaar. Overeenkomstige onderwerpen zijn geïdentificeerd om daarmee te zorgen dat ze maar één keer aan de orde komen tijdens een audit. Een belangrijk ingrediënt was ervoor te zorgen dat álle onderwerpen aan de orde zullen komen. Telkens weer. Daarom werden er lijsten ontwikkeld met vaste aandachtpunten. Per afdeling, per proces. Te gebruiken door het auditteam. Hierdoor kunnen de resultaten in de loop van de tijd met elkaar worden vergeleken.
Deliverables
Ongeveer 70 ‘managementprocedures’. Enkele tientallen – onmisbare – werkinstructies ingedikt en in een nieuw jasje gestoken. Daarbij 12 lijsten met aandachtspunten, inclusief ‘tools’ om overzichtelijke auditrapportages te genereren.