Minder is meer

Minder is meer

Laatst aan de eettafel. Een gesprekje met onze jongste. Examenklas, dus bezig om zich door de schoolonderzoeken te worstelen. Het liefst met zo min mogelijk moeite. Minder is meer. En om eerlijk te zijn, toen ik zijn leeftijd had, was ik niet altijd heel veel anders. Een beproefde strategie bij vragen waarbij het antwoord een groot raadsel was, en ook nu nog is, is zoveel mogelijk opschrijven. En daarbij hopen dat er altijd wel iets goeds tussen staat. Iets dat toch nog wat punten oplevert. Punten sprokkelen, – niet altijd wetend waarmee – om uiteindelijk net voor een voldoende.

Meer is minder

Ik moest denken aan project bij een organisatie met een ‘verzand’ managementsysteem. ISO 9001 dit keer. Een gecertificeerd systeem. Dat wel. Maar dat wil niet zeggen dat de organisatie begreep wat een kwaliteitsmanagementsysteem nu werkelijk behelst. Het ‘kwaliteitshandboek’ had wel wat weg van een uitwerking van een schoolonderzoek. Het leek er op dat de vorige KAM-coordinator ook – omdat hij het niet helemaal begreep – maar zoveel mogelijk had opgeschreven. Meer is minder, leek hier van toepassing. Hoe meer documentaties, hoe minder begrip.

Het begon al dat hij zich netjes aan de hoofdstukindeling van de norm had gehouden. Waarschijnlijke gedachte was dat dan zeker geen normeis gemist zou worden. Zelfs voor de hoofdstukken 0 tot en met 3 had hij mooie, ronkende teksten geschreven. Deels letterlijke normtekst, deels een verklaring dat de organisatie zich vooral zal houden aan deze ‘normeis’. Een goed voornemen.

Uit de bocht

Op sommige plaatsen was de KAM-coordinator flink uit de bocht gevlogen. Wat de denken van gedocumenteerde procedures voor ‘directiebeoordeling’, ‘werving & selectie’, ‘opleidingen’, ‘aanvraag verlofdagen’, ‘aanvraag account en wachtwoord’, ‘back up van gegevens’ en ‘inkoop van kantoorbenodigdheden’. Let wel, het gaat hier over een ingenieursbureau van nog geen 15 medewerkers. Goed opgeleid. Stuk voor stuk. In hun eigen vakgebied.

Naast deze procedures was er nog veel meer aan het papier toevertrouwd. Uitgebreid beschreven, alsof er sprake was van een multinational. Met een groot aantal vestigingen. Met voortdurende nieuwe medewerkers die moeten worden ingewerkt. Alsof. Lekker veilig, lekker comfortabel. Uiteraard waren alle eisen uit de norm ingevuld. Alleen was het handboek geen overzichtelijke beschrijving van het systeem. Was het niet mogelijk om snel inzicht te verkrijgen waar zaken niet soepel verliepen. Was het niet mogelijk om bij afwijkingen een snelle oorzaakanalyse te doen. Kortom, vergelijkbaar met een ‘poolexpeditie-jas’ in een Nederlandse winter. Zolang je niet veel hoeft te bewegen, gaat het nog. Maar zodra enige inspanning wordt verwacht, niet al te geschikt.

Schrijven is schrappen

We moesten dus veel schrappen. Een lastige klus, want hoewel veel documenten overbodig waren, moesten we dat toch voor ieder individueel document bepalen. Soms is een document namelijk vereist door ‘andere regelgeving’. Soms simpelweg een oplossing van een ooit belangrijk probleem. Hoewel we graag hadden gewild, moesten we toch alle documenten bestuderen.

Omdat in dit geval sprake was van een organisatie met goed opgeleide én betrokken medewerkers lukte het om te overtuigen dat een poolexpeditie niet hetzelfde was als de dagelijkse werkzaamheden. Nadat we alle individuele documenten hadden beoordeeld, hebben we eerst een – voor de organisatie – logische structuur aangebracht. Niet gelijk aan de indeling van de norm, maar een structuur die direct laat zien wat de samenhang in het systeem – of beter de organisatie – is. Rekening houdend met welke functionaris de betreffende informatie nodig heeft. Dus doelgroepgericht.

We hebben de voor organisatie een ‘handleiding’ ( = manual) gemaakt. Een boekje dat beschrijft hoe de organisatie aangestuurd dient te worden. Beknopt en overzichtelijk. Rekeninghoudend met de kennis van de ‘gebruikers’. Geen uitgebreide omschrijvingen, maar kernachtige instructies. Om de organisatie te ondersteunen bij het toepassen van kwaliteitsmanagement. Minder is meer.

Mooi om te zien dat de organisatie – onbewust – alle principes van kwaliteitsmanagement in alle diepte toepast. Wij zijn trots.


Geef een antwoord

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *