Een audit op afstand (of: remote audit, in goed Nederlands) is niets meer dan dat: een audit die niet op locatie plaatsvindt maar van een afstand. We gebruiken de u inmiddels wel bekende nieuwerwetse communicatiemiddelen om de interviews af te nemen, documenten te beoordelen en ander bewijs te verzamelen. En dat allemaal langs de lijnen en op de manier die u (van ons) gewend bent, en tegen een van de normen die we beheersen.

Voor een audit op afstand gelden dezelfde richtlijnen als voor een reguliere audit, en ook de aanpak verschilt niet veel van wat u al kent. Hoe we het ‘normaal gesproken’ doen, leest u hier:
Overigens hebben we het hier over interne audits, maar misschien is het goed om te benadrukken dat het op afstand begeleiden van een externe audit vanzelfsprekend ook mogelijk is.

Hoort u er liever in persoon (op afstand) meer over? Dan kunt u mailen naar info@isolease.nl, of bellen naar 010-26 20 220.

Waarom nu

Uiteraard is de audit op afstand in deze ‘anderhalvemetersamenleving’ actueler dan ooit, maar ook vóór de COVID-19 uitbraak werden ze gehouden. Nu het (voorlopig) niet langer verantwoord is om op locatie te komen, is echter de frequentie van het auditen op afstand flink toegenomen en worden we hier vaker naar gevraagd. De bestaande auditplanning blijft immers gewoon van kracht, en hetzelfde geldt voor de vervaldatum van uw managementsysteemcertificaat. The show must go on, zo u wilt. Om die reden besloten we er extra aandacht aan te besteden.

Waarom ISOLEASE

Wellicht kent u ons al, maar als raadgevers en mouwopstropers op het gebied van kwaliteit, arbo, veiligheid en milieu, komen we bij een groot aantal organisaties over de vloer. We geloven dat certificatie, accreditatie, compliance en verbeteren niet duur, ingewikkeld en stoffig mag zijn. Sterker nog; we geloven – nee, we weten – dat het altijd meer oplevert dan het kost en dat de weg ernaartoe nog aangenaam is ook. We maken het u graag gemakkelijk. Want zo doen we dat. Al jaren (we hebben de 20 al bijna in zicht).

Die overtuiging nemen we altijd mee, ongeacht de vorm van onze ondersteuning. Dat geldt dus ook voor een audit op afstand.

Voor- en nadelen

Het houden van een audit op afstand heeft zo zijn voordelen. We noemen er een aantal:

• Er hoeven geen (of minder) locatiebezoeken plaats te vinden, reistijd en –kosten worden bespaard.
• Te auditen personen hoeven niet fysiek op locatie aanwezig te zijn (denk bijvoorbeeld aan personeel in buitenlandse vestigingen).
• Over het algemeen is het eenvoudiger om een afspraak met meerdere partijen te plannen – er hoeven geen ruimtes gereserveerd te worden en niet iedereen hoeft op dezelfde plek te zijn.

Hoewel het natuurlijk helemaal het einde lijkt, zijn er ook wat (mogelijke) nadelen te noemen. Daarbij kunt u denken aan het volgende:

• Er is beperkt non-verbale communicatie mogelijk, al komen we een heel eind met de webcams van tegenwoordig.
• Inspecties op locatie of observatie van (productie)processen is minder eenvoudig of niet mogelijk.
• Men is minder bekend met nieuwe technologieën.
• We zijn afhankelijk van de techniek – er kan natuurlijk altijd iets mis gaan met de verbinding of communicatiedienst.

Voor iedere uitdaging is echter een oplossing, er hoeft u niets in de weg te staan toch voor een remote audit te kiezen.

De praktijk

 

Middelen

Voor een audit of afstand zijn natuurlijk middelen nodig. Nu zijn de meeste organisaties inmiddels in meer of mindere mate wel (gedwongen) gewend aan thuiswerken, dus hoeven we het wiel niet opnieuw uit te vinden.

In de basis maken we gebruik van het instrument dat u ook in de dagelijkse praktijk gebruikt. Dat kan Teams, Skype, WebEx, FaceTime, of elk ander alternatief zijn. Zo zorgen we dat we eenvoudig aansluiten bij wat u bekend is, en voldoen we direct aan uw beleid en richtlijnen op het gebied van informatiebeveiliging.

Mocht u nu geen voorkeur hebben voor een remote audit tool, dan beschikken we zelf altijd nog over een alternatief – dat zich ruimschoots heeft bewezen in de praktijk (veilig, GDPR-proof en zonder de noodzaak om een tool te downloaden). We passen er hoe dan ook altijd een (opgestroopte) mouw aan.

Auditproces

Uiteraard verloopt het auditproces in overleg, waarbij we kijken naar uw organisatie, het (al dan niet) bestaande systeem, uw vraag, en de onderwerpen die op de planning staan. Het proces zelf verloopt grofweg langs dezelfde lijnen als bij een reguliere audit. We onderscheiden in ieder geval de volgende activiteiten:

• Auditplanning:
  We ontvangen uw auditplanning of stellen deze op. Hierbij nemen we uw systeem, processen, procesrisico’s, en klant- of normeisen mee. Bij die laatste kunt u denken aan ISO 9001, ISO 14001, ISO 45001, of één van de andere normen waarmee we bekend zijn.
• Voorbespreken:
  We nemen de planning met u door, en stellen een programma op. Daarbij bepalen we wie voor welke onderdelen bevraagd moet worden en welke zaken mogelijkerwijs op een later moment fysiek beoordeeld dienen te worden. Ook kunnen we alvast wat aandachtspunten formuleren.
• Auditen:
  Het hoofdgerecht: we gaan met u en uw medewerkers in gesprek via het gekozen instrument en zoeken naar bewijs van het functioneren van uw systeem en mogelijke verbeterkansen.
• Terugkoppelen:
  Aan het eind van de audit (en/of per gesprek, afhankelijk van onze afspraak), koppelen we terug. We geven aan wat onze eerste bevindingen zijn en wat onze indruk is.
• Rapportage:
  Waar we de rapportage eigenlijk altijd al op afstand uitwerken, doen we dat nu per definitie. Hiervoor gebruiken we uw format, of dat van ons. U mag kiezen.

En dan?

Dan zit u daar, met uw bevindingen. In een mooi rapport met – over het algemeen – ook nog heel wat bruikbare tips. Die pakt u op middels uw eigen processen, maar ook daar kunnen we u bij helpen. Want mocht u willen sparren over een oplossingsrichting, verbeterpunten, of over verificatie van de getroffen maatregel(en), dan zijn we maar een telefoontje of e-mail van u verwijderd.

En nu?

Dat is aan u. Als het aan ons lag, waren we al in gesprek om te zien waar we u bij kunnen helpen. Klinkt dat goed? Dan belt u ons op 010-2620220, of neemt u anderszins contact met ons op. Wij hebben er zin in. Tot zo!