Stel u heeft flink geïnvesteerd in een goed werkend managementsysteem. De showroom-shine straalt er vanaf. Natuurlijk wilt u dan dat uw fonkelende systeem lange tijd mee gaat. Onderhoud, daar gaat het dan om. Interne audits vormen een gestructureerde manier om op tijd te signaleren waar uw systeem wat extra aandacht nodig heeft. Even checken. Eigenlijk heel logisch.
Systematisch
U gaat systematisch na of uw managementsysteem nog geen slijtageplekken vertoont. De interne audits worden doorgaans uitgevoerd door mensen die bekend zijn met het systeem. Meestal uw eigen auditoren. Doordat zij het systeem kennen, weten ze waar de ‘rammeltjes’ in uw systeem zitten. Of in ieder geval waar ze kunnen zitten. Deze wilt u namelijk zo snel mogelijk ontdekken, zodat ze kunnen worden verholpen voordat er ongelukken gebeuren.
Verloop
U heeft er vast wel eens van gehoord. Van die gesprekken waar twee ‘men-in-black’, in een verduisterd spreekkamertje een collega eindelijk eens het vuur aan de schenen leggen. ‘Waarom heb je dit formulier niet ingevuld?’ Juist.
Goede interne audits verlopen anders. En wij doen dat uiteraard volgens de ISO 19011. de Tijdens een audit werkt de auditor (de ‘onderzoeker’) samen met de auditees. Het is dus geen onderzoek of medewerkers het systeem goed gebruiken. Auditees worden ingezet om uw auditoren te helpen, bijvoorbeeld door delen van het systeem te demonstreren. Een audit bestaat daarom niet alleen uit de klassieke auditinterviews. Maar ook het observeren van werkzaamheden, het bestuderen van dossiers (registraties) of het doen van mystery-calls kunnen deel uit maken van een audit. Alles wat geschikt is om te achterhalen of het systeem goed functioneert. Als het maar bij u past.
Rapport
Bevindingen worden vastgelegd in een auditrapport. Dit auditrapport is de basis van de hierop volgende verbeteringen die zullen worden doorgevoerd. Het resultaat hiervan is “continue verbetering”. Veel organisaties voeren eenmaal per jaar een interne audit uit. In de praktijk is het verstandiger om de frequentie af te leiden van het gebruik van het systeem. Hoe meer kilometers u maakt, hoe vaker u even moet controleren of alles nog OK is. U bepaalt zelf wat voor uw systeem het meest effectief is.
Waar begint u?
U formeert een auditteam, bestaande uit medewerkers die met een open vizier naar de organisatie durven en kunnen kijken. Niet gehinderd door bedrijfsblindheid of vooroordelen. Bovendien moeten ze beschikken over voldoende kennis en vaardigheden op het gebied van auditing. Voor het verkrijgen van die onontbeerlijke vaardigheden is overigens onze interne audit training een aanrader – al zeggen we het zelf.
Het is natuurlijk ook mogelijk om interne audits uit te besteden. ISOLEASE verzorgt graag uw interne audit. Onder het mom van “vreemde ogen dwingen” kan het uitvoeren van een interne audit door de ervaren auditoren van ISOLEASE heel effectief blijken. Vooral kleinere organisaties, waar men zelf te weinig tijd en ruimte heeft om auditervaring op te doen, blijken baat te hebben bij het uitbesteden van de interne audit aan ISOLEASE. Overigens; we zijn altijd goed gezelschap.
En als u echt dapper bent, dat schakelt u onze Flying Audit Brigade in.